Uma boa comunicação com o proprietário vai para além do simples envio de relatórios; trata-se de construir confiança, definir expectativas claras e manter a segurança do proprietário na sua expertise. Num mercado competitivo de arrendamento de curta duração, a forma como comunica pode ser o fator diferenciador entre uma parceria duradoura e a perda de um cliente.

Os gestores imobiliários têm mais dados do que nunca para contar a sua história, mas o que diferencia os melhores é a forma eficaz como os utilizam. Ao mesmo tempo, a escassez de pessoal está a criar novos desafios para os gestores imobiliários em todo o mundo. Muitas equipas estão a operar com recursos reduzidos, tendo de gerir simultaneamente as operações com os hóspedes, as exigências dos proprietários e a volatilidade do mercado. É por isso que a comunicação precisa de ser consistente, eficiente e escalável, e não algo que seja posto de lado até surgir um problema.
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Com o Owner Insights, pode transformar métricas de desempenho em conversas relevantes e, com o Neyoba, transformar esses insights em mensagens claras e prontas para o cliente, poupando tempo e fortalecendo relações.
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Quer administre alguns imóveis ou um grande portefólio, estas cinco boas práticas irão ajudá-lo a comunicar com confiança, a educar os seus proprietários e a mantê-los envolvidos a longo prazo.
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1. Seja proativo, não reativo

Se os proprietários só ouvem falar de si quando algo está errado, a comunicação pode começar a parecer transacional ou até mesmo tensa. Os melhores gestores imobiliários adotam a abordagem oposta, comunicando de forma antecipada e frequente, estabelecendo um tom de transparência e parceria.

As atualizações regulares e proativas não só mantêm os proprietários informados, como também evitam as perguntas reativas que podem sobrecarregar as equipas já sobrecarregadas.

Como fazê-lo:

• Estabeleça uma frequência de relatórios utilizando o Owner Insights (mensal ou trimestral).
• Envie atualizações rápidas após alterações importantes nas tendências de mercado ou no desempenho das reservas.
• Consulte a vista "Comparar com o Mercado" para mostrar o desempenho do seu imóvel em relação a anúncios semelhantes, ajudando a definir o sucesso e a identificar oportunidades.
• Utilize os resumos gerados pela IA da Beyond no portal do proprietário para visualizar rapidamente os principais números e tendências e, em seguida, edite ou adicione os seus próprios comentários para fornecer um contexto personalizado para cada proprietário.

Exemplo:

“Neste mês, observámos períodos de reserva mais curtos em todo o seu mercado. Ao ajustarmos as estadias mínimas, estamos a captar mais reservas de última hora, mantendo uma tarifa média diária.”
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A consistência demonstra controlo. Quando os proprietários veem que está a monitorizar o desempenho e a agir com base nas informações obtidas, sentem-se confiantes mesmo quando os resultados oscilam.
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2. Transforme os números em narrativas

Os proprietários não são analistas e não têm de o ser. O que eles querem é clareza, como por exemplo, porque é que a propriedade teve o desempenho que teve, o que os números significam e como está a adaptar a sua estratégia daqui para a frente. Sem este contexto, os relatórios podem parecer folhas de cálculo em vez de histórias.

Quando as equipas têm poucos colaboradores, não há tempo para explicações longas. É por isso que transformar dados em atualizações simples e baseadas em histórias é uma das formas mais eficazes de ampliar a comunicação e construir confiança.

Como fazê-lo:

• Utilize a estrutura “O quê, Porquê, Próximos passos”:
  
  • O que aconteceu: “A receita caiu 5% face ao mês anterior.”
  • Porque aconteceu: “A procura diminuiu após o período de festas.”
  • Próximos passos: “Estamos a testar estadias mais curtas para captar a procura adicional.”
• Evite termos técnicos ou siglas que possam afastar os proprietários.
• Utilize o Neyoba para gerar instantaneamente resumos prontos para os proprietários, que sejam simples, profissionais e fáceis de enviar.

Exemplo de prompt:

“Crie um resumo conciso do desempenho de [Nome do anúncio] utilizando os dados do Owner Insights dos últimos 30 dias. Escreva numa linguagem simples para um proprietário que não esteja familiarizado com os termos do setor.”

Em alturas de grande movimento ou quando a equipa está reduzida, este tipo de automatização garante que todos os proprietários ainda recebem atualizações claras e consistentes, com um tom personalizado e não padronizado.

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3. Alinhe os objetivos desde o início

Não existem dois proprietários que definam o sucesso da mesma forma. Um pode priorizar a ocupação, outro a receita, outro a qualidade dos hóspedes. Se estiver a medir uma coisa enquanto eles estão focados noutra, nunca estarão verdadeiramente alinhados, mesmo quando os números parecem bons.
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Porque é importante
O alinhamento de objetivos cria expectativas partilhadas e reduz atritos futuros. Também ajuda a sua equipa a concentrar-se nas métricas mais importantes para cada responsável, como poupar tempo e evitar idas e vindas desnecessárias.
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Como fazê-lo:

• Discuta e documente as metas durante o processo de integração (por exemplo, crescimento das receitas, ocupação ou estabilidade).
• Reavalie as metas trimestralmente para garantir que ainda estão alinhadas com as condições de mercado.
• Utilize os painéis do Owner Insights para visualizar o progresso em relação a estes objetivos.

Exemplo:

“O seu objetivo era uma diária média mínima de 350 dólares, mantendo a ocupação acima dos 70%. Este mês, atingimos 72% de ocupação com uma tarifa média diária de 386 dólares, exatamente como planeado.”

Ao enquadrar o desempenho em torno dos objetivos pessoais de cada proprietário, transforma as atualizações numa validação de que o seu investimento, e a sua gestão, estão a funcionar como planeado.

4. Utilize o contexto de mercado para educar

As flutuações do mercado são inevitáveis, mas o que importa é a forma como as explica. Quando os proprietários veem uma queda no desempenho sem contexto, podem assumir que algo está errado. Os dados de mercado ajudam-no a mudar esta narrativa de defensiva para educativa.

Como fazê-lo:

• Utilize o Market Insights para comparar o desempenho de cada imóvel com anúncios semelhantes.
• Consulte tendências mais amplas, como o crescimento da oferta, a mudança no comportamento dos hóspedes ou a sazonalidade dos eventos.
• Estruture a conversa em torno da estratégia, e não de desculpas.

Exemplo:

“A taxa de ocupação da sua propriedade caiu 6% em comparação com o trimestre anterior, mas isto está em linha com uma desaceleração sazonal geral do mercado. Os imóveis próximos apresentaram uma tendência semelhante, com uma descida média de 8% na taxa de ocupação. Já ajustámos as tarifas de fim de semana e introduzimos opções de estadias mais curtas para nos mantermos competitivos no próximo período de reservas.”

Ao oferecer aos proprietários uma visão mais ampla do mercado, reforça o seu papel de especialista no assunto e não apenas de gestor imobiliário.
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5. Personalize a experiência deles

Mesmo em setores orientados por dados, as pessoas lembram-se de como as faz sentir. A personalização transforma os dados em conexão, mostrando aos proprietários que compreende a sua propriedade, os seus objetivos e as suas prioridades. É o que transforma as atualizações de rotina em fidelização a longo prazo.
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Mesmo quando a sua equipa está assoberbada, a personalização não tem de ser demorada. Com as ferramentas certas, pode adaptar cada comunicação para corresponder à personalidade, aos objetivos e às expectativas do proprietário, sem ter de reescrever cada e-mail de raiz.
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Como fazê-lo

• Segmente os seus proprietários em grupos:
  
  • Proprietários Investidores: Orientados para o ROI, crescimento das receitas e posicionamento no mercado. Concentre os seus relatórios na média diária (ADR), ocupação e desempenho em comparação com os concorrentes.
  • Proprietários Tradicionais: Motivados pelo cuidado, qualidade e experiência do hóspede. Destaque o feedback dos hóspedes, as avaliações da propriedade e a ocupação.
  • Proprietários Passivos: Procuram a simplicidade e a previsibilidade. Partilhe as principais tendências de receita e ocupação, evitando detalhes técnicos.
• Utilize as exportações do Owner Insights para gerar relatórios prontos para proprietários que destaquem as principais métricas, omitindo informações que possam gerar confusão ou preocupação.
• Integre o Neyoba para criar comentários personalizados ou elaborar rascunhos de e-mail.

Exemplo:

“Escreva uma atualização amigável sobre o desempenho do seu imóvel para o proprietário. Destaque as avaliações positivas dos hóspedes, a taxa de ocupação e a manutenção proativa. Limite-se a 100 palavras.”

Quando os proprietários sentem que compreende o que é importante para eles, a confiança aumenta e são muito mais propensos a permanecer durante as épocas de menor movimento, a recomendar os seus serviços e a defender a sua empresa de gestão.
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A comunicação é o seu diferencial competitivo

Uma comunicação eficaz com o proprietário não só mantém os clientes informados, como também cria confiança, reduz a rotatividade de clientes e poupa tempo à sua equipa.
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Com o Owner Insights, os gestores imobiliários podem automatizar a geração de relatórios, acompanhar métricas importantes e mostrar claramente como a estratégia impulsiona os resultados. Em conjunto com o Neyoba, estes insights transformam-se em mensagens claras e conversacionais que ajudam até as pequenas equipas a manter um toque profissional e refinado em grande escala.
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Quando os proprietários se sentem informados e confiantes, não só permanecem, como se tornam os seus maiores defensores.
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Continue a aprender

Leia o Guia Essencial para Gerir Proprietários de Imóveis para Arrendamento de Curta Duração para saber como comunicar o desempenho, definir expectativas e fidelizar mais proprietários. Partilhe o Guia de Avaliação Dinâmica para Proprietários para ajudar os seus proprietários a compreender o valor da avaliação dinâmica e como esta impulsiona o crescimento das receitas.

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